ある製造業の工場では、業務マニュアルが紙で管理されていました。しかし、実際には「見るより聞いた方が早い！」と、新人は常に先輩社員に確認しながら作業をしていたのです。その理由は、マニュアルがあるのに、内容が古かったり、実際の手順とズレていたりしたため、活用するのがいちいち面倒だったとのこと。

このような属人化の状況が続くと、当然ながら特定のベテラン社員に業務が集中します。「◯◯さんがいないと作業が進まない！」という状態が進むと、ベテラン社員が休みを取りにくくなる。また新人だけに任せるとミスが増える！といった悪循環に陥ってしまいます。さらに、現場ごとに"暗黙のルール"が存在し、部署間のやり方にバラつきがあることも問題でした。ある新人社員は、「同じ作業なのに、教えてくれる人によって手順が違う」と困惑していたそうです。

属人化の怖さは、目に見えにくいままじわじわと現場を疲弊させていく点にあります。こうした課題を抱える会社が、後に「業務マニュアルのWeb化」によって現場の働き方を劇的に改善することになります。

ある食品加工会社では、新人研修にかかる教育時間が長く、人手不足が深刻な中で現場の負担となっていました。OJT中心の指導では、先輩が一から説明する必要があり、教える側の業務が滞ることも日常茶飯事だったそうです。

そこで導入されたのが、スマホで撮った写真と説明文を組み込んだWebマニュアルです。各作業手順をスマホやタブレットでいつでも確認できる仕組みにすることで、入社初日から新人が「自分で学ぶ」スタイルへと変化。教える手間が格段に減りました。

実際、従来は3日かかっていた初期教育が、Webマニュアル導入後はわずか1日半で終了するように。新人の理解度にもバラつきが少なくなり、基本的な作業はマニュアルを見ながら一人でできるようになったといいます。

教育担当者からは、「これまで新人にマンツーマンで時間を取られていたが、今はマニュアルを見てもらってから必要なポイントだけ補足すればよくなった」と好評です。Web化によって"教えるコスト"が半減し、その分現場の生産性が向上したのです。

ある物流会社では、マニュアルをWeb化したことで現場の働き方に大きな変化が現れました。以前は「わからないことがあれば、すぐ先輩に聞く」のが当たり前で、ベテラン社員は常に誰かに呼び止められ、自分の仕事が思うように進まないという状況でした。

ところが、作業ごとの手順やチェックポイントをスマホで見れるWebマニュアルを導入したことで、従業員たちが「まず自分で調べる」習慣を持つようになりました。Webマニュアルには説明文とともに、細かな写真と注意点が記載されており、経験が浅いスタッフでも直感的に理解できるようにしたそうです。

実際、「前は些細なことでも聞いていたが、今はマニュアルで確認できるから助かる！」という声が新人からも多く上がってるそうです。質問が減ったことで、ベテランも自分の作業に集中できるようになり、現場全体の流れがスムーズになったのです。

今では「困ったらまずマニュアルを見よう」という文化が浸透し、教育も業務も効率的に進む環境が整いました。見える化された情報が、現場の自律性とスピードを生み出している好例といえるでしょう。